En bref

  • Une plateforme de contexte réglementée permet à Claude d'accéder aux données métier data et aux documents d'entreprise de Bora Brasil, chaque réponse pouvant être rattachée à sa source.
  • 83 opportunités liées à l'IA ont été recensées à l'échelle de l'entreprise, puis réduites, au terme de trois cycles, à 5 cas d'utilisation prioritaires pour la feuille de route de la première année.
  • 62 collaborateurs utilisent Claude, ce chiffre pouvant atteindre 150, les licences étant attribuées en fonction du poste, du domaine d'activité et de l'ancienneté.
  • Dans le cadre de la première promotion, une soixantaine de collaborateurs ont suivi une formation pratique sur le système data de l'entreprise.

Le défi

Bora Brasil L’entreprise est issue de la fusion de deux marques familiales de soins capillaires, Skala Brasil et Lola From Rio. L’adoption de l’IA avait commencé par une approche ascendante : une quinzaine d’utilisateurs pionniers travaillaient déjà avec Claude, connectés à leur messagerie, à leur agenda, à Teams et à leurs fichiers. La direction souhaitait transformer cette dynamique en une capacité à l’échelle de l’entreprise. Cela impliquait des réponses fondées sur la politique data propre au groupe, un accès respectant les autorisations existantes, ainsi qu’un environnement réglementé afin d’éviter que des informations commerciales sensibles ne se retrouvent dans des outils d’IA non autorisés.

L'approche

Sur une période de 9 semaines, Artefact et Bora Brasil a mené ses activités selon trois axes, en combinant une adoption rapide « de la base vers le haut » avec une feuille de route et une gouvernance « du haut vers le bas ».

1. Une plateforme contextuelle sur le réseau data de Bora Brasil

Artefact a conçu et développé une plateforme contextuelle sur Azure, approuvée par la direction technique de Bora Brasil. Claude accède au groupe data via un seul serveur MCP :

  • Structure data dans Microsoft Fabric : chiffres d'affaires, indicateurs clés de performance (KPI) et budget data.
  • Documents non structurés dans SharePoint : contrats, politiques, présentations et documentation commerciale.

Une couche de connaissances métier contient le glossaire officiel, les définitions des indicateurs clés de performance (KPI) et les règles métier. Chaque document est indexé à l'aide d'une description sémantique, ce qui permet à Claude de trouver le bon fichier et de le lire dans son intégralité. L'accès reflète toujours les autorisations dont dispose chaque collaborateur, et chaque réponse cite le tableau ou le document dont elle est issue.

2. Cas d'utilisation classés par ordre de priorité

À l'issue d'entretiens avec des responsables des départements Commercial, Marketing, Innovation et R&D, Opérations, Finance et RH, l'équipe a recensé 83 opportunités liées à l'IA. Un premier filtrage stratégique axé sur la faisabilité et la valeur attendue a permis de réduire ce nombre à 33. Une analyse détaillée menée avec les responsables a ensuite abouti à 24 cas d’utilisation répartis sur 8 domaines d’activité, chacun étant noté en fonction de sa valeur commerciale (évaluée par l’entreprise) et de sa complexité technique (évaluée par l’équipe technique).

Une analyse « faire ou acheter » a permis d’identifier 15 cas à développer et 9 déjà couverts par les systèmes existants ou des solutions disponibles sur le marché ; ainsi, les investissements sont concentrés uniquement sur les domaines où la technologie data et les processus propres à Bora Brasil font la différence. Un dernier atelier de hiérarchisation des priorités, organisé avec l’équipe de direction, a permis de sélectionner les 5 cas d’utilisation qui constituent la feuille de route de la première année.

3. Un service dédié à l'IA pour en assurer le fonctionnement

Le modèle opérationnel repose sur un bureau central dédié à l'IA, articulé autour de structures décentralisées légères dans chaque secteur d'activité, représentées par des « champions de l'IA ». Le bureau dédié à l'IA couvre quatre domaines :

  1. Direction et gouvernance: est titulaire du portefeuille d'IA et de l'attribution des licences.
  2. Cas d'utilisation: une équipe chargée de mettre en œuvre les cas d'utilisation prioritaires.
  3. Plateforme: une équipe chargée de la maintenance de la plateforme contextuelle, de la sécurité et des outils d'IA de base.
  4. L'adoption: gestion du changement et formation, en collaboration avec les RH.

Une politique d'utilisation et un guide des bonnes pratiques permettent de limiter les activités liées à l'IA à l'environnement Claude approuvé.

4. Mise en œuvre pratique sur un véritable data

La formation s'est entièrement déroulée sur la version opérationnelle de data de Bora Brasil, et non sur des démos génériques. Au cours d'une session de 150 minutes, chaque participant a répondu à une véritable question commerciale : où Skala Brasil enregistre-t-elle des hausses et des baisses de son chiffre d'affaires d'une année sur l'autre, et sur quels axes l'équipe commerciale devrait-elle désormais concentrer ses efforts ? Au cours de cette session, les participants ont :

  • mettre en place un projet Claude avec des règles métier fixes ;
  • a extrait les définitions officielles des indicateurs clés de performance (KPI) de SharePoint ;
  • a demandé à Claude de planifier ses requêtes avant de les exécuter sur Fabric ;
  • a développé un tableau de bord commercial interactif sous la forme d'un artefact Claude partageable ;
  • ont vérifié la provenance de chaque chiffre avant de le communiquer.

Les participants les plus assidus ont intégré le tableau de bord à leur routine hebdomadaire dans Claude Cowork. La formation proprement dite a été dispensée à l'aide d'un guide interactif créé avec Claude, grâce auquel un animateur pouvait suivre en temps réel l'état de connexion et la progression de chaque participant.

Résultats

  • 62 salariés résident à Claude, un chiffre pouvant atteindre 150
  • Une soixantaine de salariés ont suivi la formation lors de la première session, le 6 octobre, suivie d'une deuxième session le 13 octobre
  • Chaque participant a mis au point un tableau de bord commercial opérationnel sur la base de données réelle de l'entreprise data au cours d'une seule session de 150 minutes.
  • 83 → 33 → 24 → 5 : une feuille de route en matière d'IA validée par l'entreprise, mise en œuvre en 9 semaines

Valeur initiale, telle que mesurée par les premiers utilisateurs :

  • Lors d'une première enquête menée auprès de 30 titulaires de licence, les employés ont déclaré gagner en moyenne au moins 4 heures par semaine, soit environ 10% d'une semaine de travail standard. Sept sur dix gagnent au moins trois heures, et un sur six en gagne plus de dix.
  • À l'échelle du groupe, cela représente au minimum environ 120 heures restituées à l'entreprise chaque semaine, soit plus de 6 000 heures par an. Ces heures peuvent désormais être consacrées à des missions plus stratégiques.
  • Les cas d'utilisation qui se cachent derrière ces chiffres sont concrets :
    > Au service des ressources humaines, un programme permettant de convertir les schémas de chargement de la paie data, dont la durée de réalisation avait été estimée à environ 40 heures par un cabinet de conseil externe, a été développé en 90 minutes.
    > Un rapport automatisé sur la gestion du temps a permis de réduire d'environ 8 heures le temps consacré aux vérifications manuelles et a offert aux responsables une vue d'ensemble plus rapide des heures supplémentaires, des absences et des retards.
    La refonte de l'indicateur d'absentéisme a permis de gagner 6 heures supplémentaires, et l'analyse des dossiers du personnel, qui prenait auparavant deux jours, est désormais réalisée en quelques heures.
    > Dans le domaine de la finance, une vérification de solvabilité Serasa intégrée à Pipefy élimine les recherches manuelles sur les clients, et un rapport commercial programmé est désormais transmis aux responsables sans que personne n'ait à le créer manuellement.

Et ensuite :

Le service IA étend désormais son utilisation à l'ensemble des équipes. Les prochaines étapes consistent à développer des compétences Claude spécifiques à l'entreprise sur la plateforme Context et à mettre en œuvre les cinq cas d'utilisation prioritaires.