Wirksame KI-Rituale: kostengünstige Gewohnheiten, die KI-Tools zum festen Bestandteil des Alltags machen

Laut dem Amt für nationale Statistik (reports) ist der Einsatz von KI in britischen Unternehmen mit zehn oder mehr Beschäftigten von rund 12 Prozent Ende 2023 auf rund 35 Prozent Mitte 2026 gestiegen. Im gleichen Zeitraum stieg die durchschnittliche Anzahl der pro Unternehmen eingesetzten KI-Technologien von 1,4 auf 1,6. Die RICS-Umfrage aus dem Jahr 2026 unter mehr als 3.100 vereidigten Gutachtern zeigt ein ähnliches Bild im Bauwesen: Zwei Drittel der Baufachleute und drei Viertel der im Bereich Gewerbeimmobilien Tätigen nutzen mittlerweile KI, doch der Großteil dieser Nutzung befindet sich noch in der Pilotphase, und eine fest integrierte Nutzung ist nach wie vor selten.

Die Fortbildung hat nicht Schritt gehalten. Laut SAP und Oxford Economics haben vier von zehn britischen Unternehmen ihren Mitarbeitern umfassende KI-Schulungen angeboten. Die Access Group stellte fest, dass 70 Prozent der britischen Beschäftigten ohne formelle Schulung am Arbeitsplatz mit KI experimentieren. Viele nutzen dabei alles, was sie finden können. Eine Microsoft-Studie unter 2.003 britischen Arbeitnehmern ergab, dass 71 Prozent nicht zugelassene KI-Tools für Privatanwender am Arbeitsplatz genutzt hatten und 51 Prozent dies jede Woche tun. Die MIT-Studie aus dem Jahr 2025 zur generativen KI in Unternehmen ergab, dass rund 95 Prozent der Pilotprojekte keine messbaren Auswirkungen auf Gewinn und Verlust hatten, und führte dies eher auf eine Lernlücke in den Organisationen als auf die Modelle selbst zurück.

Auch für Vermessungsingenieure gilt nun eine gesetzliche Vorschrift. Seit dem 9. März 2026 verlangt der Berufsstandard der RICS zum verantwortungsvollen Einsatz von KI in der Vermessungspraxis von Mitgliedern und regulierten Unternehmen, ausreichende Kenntnisse über die von ihnen verwendeten Tools zu verfügen, ein schriftliches Verzeichnis der KI-Systeme zu führen, bei den Ergebnissen fachliches Urteilsvermögen anzuwenden und zu dokumentieren sowie Kunden im Voraus darüber zu informieren, wann KI zum Einsatz kommt. Eine eigene Umfrage der RICS ergab, dass ein Viertel der Befragten aus der Baubranche nicht wusste, dass dieser Standard existiert. Ein Unternehmen kann diese Anforderungen nur erfüllen, wenn seine Mitarbeiter die von ihnen verwendeten Werkzeuge verstehen.

Was wir in Organisationen beobachten, in denen KI zur Routine geworden ist, sind wenige, sich wiederholende Aktivitäten, die über ein Jahr oder länger fortgeführt werden – und nicht etwa eine einmalige Einführungskampagne. Wir bezeichnen sie als Rituale. Sie sorgen dafür, dass KI sichtbar bleibt, machen das Lernen zum Alltag und geben Führungskräften regelmäßig Aufschluss darüber, was funktioniert. Die folgende Liste enthält die Rituale, die wir bei Kunden aus verschiedenen Branchen umgesetzt haben und die sich bewährt haben. Keines davon erfordert ein großes Budget, und die meisten lassen sich mit den bereits vorhandenen Tools für Zusammenarbeit und dem Intranet eines Unternehmens umsetzen. Sie sind in vier Themenbereiche gegliedert. Kein Unternehmen benötigt alle davon; wählen Sie diejenigen aus, die zu Ihrer Struktur, Ihrer aktuellen Phase auf diesem Weg und den bereits laufenden Initiativen passen.

1. Lernen: Kompetenzen aufbauen

Rollenspezifische Schulungen in zwei Stufen. Gestalten Sie die Schulung ausgehend von der tatsächlichen Arbeit der Teilnehmer: Für einen Gutachter könnte dies beispielsweise die Analyse eines Mietvertrags, den Abgleich einer Leistungsbeschreibung mit einem Zustandsbericht oder die Zusammenfassung eines Planungsberichts unter Anwendung der firmeneigenen data governance-Regeln umfassen. Führen Sie zwei Stufen durch. Ein Einsteigerkurs behandelt die Grundlagen der KI, ihre Grenzen und Risiken, das Verfassen guter Eingabeaufforderungen sowie die Überprüfung der Ergebnisse. Ein Fortgeschrittenenkurs behandelt das Erstellen und Koordinieren von Agenten, deren Anbindung an data-Quellen sowie deren Verwaltung nach der Inbetriebnahme. Planen Sie zwei bis drei Stunden pro Stufe ein; die Schulungen können persönlich oder live online stattfinden, ergänzt durch eine kurze Auffrischung pro Quartal, da sich die Tools weiterentwickeln. Für regulierte Unternehmen trägt die Anfängerstufe wesentlich zur Erfüllung der Wissensanforderungen des RICS-Standards bei.

Thematische „Lunch and Learn“-Veranstaltungen und KI-Beratungsgespräche. Ein wöchentlicher oder zweiwöchentlicher 45-minütiger Termin mit einem vorab bekannt gegebenen Thema, einer 30-minütigen Live-Demonstration und anschließend einer offenen Sprechstunde, in der die Teilnehmer ihre eigenen Probleme vorbringen können. Veröffentlichen Sie die nächsten drei bis fünf Themen im Voraus, damit die Teilnehmer die für sie relevanten Sitzungen auswählen können. Formulieren Sie jedes Thema als Aufgabe: “Wie extrahiere ich die Schlüsselbegriffe aus diesem Mietvertrag?” zieht mehr Teilnehmer an als “Einführung in die Dokumentenzusammenfassung”. Nehmen Sie die Vorführung auf und veröffentlichen Sie sie anschließend. Die Teilnehmerzahl bleibt stabil, wenn die Teilnehmer wissen, dass sie am Ende etwas mitnehmen, das sie noch am selben Nachmittag anwenden können.

Ein wöchentlicher Leitfaden zum Thema “Wie mache ich das mit KI?”. Fragen Sie die Teams, was sie sich von der KI wünschen und wie sie dies derzeit umsetzen, und führen Sie anschließend eine kurze Umfrage durch, in der die Mitarbeiter die Ideen bewerten können. Verfassen Sie jede Woche einen einseitigen Leitfaden zu der am höchsten bewerteten Aufgabe: die zu befolgenden Schritte, welche Tools und data-Quellen verwendet werden sollen und wie das Ergebnis überprüft werden kann. Speichern Sie jede Anleitung in einem durchsuchbaren Katalog im Intranet, damit die Sammlung zu einer Referenz wird.

Eine Sammlung kurzer Bildschirmaufnahmen. Ein Tag, an dem drei- bis fünfminütige Clips zu gängigen KI-Aufgaben aufgenommen werden – mit Sprachkommentar und Untertiteln –, liefert eine Ressource, auf die immer wieder zurückgegriffen wird. Stellen Sie die Clips im Intranet oder auf der Hilfe-Website neben den schriftlichen Anleitungen bereit. Bei einem Kunden wurden einzelne Clips von Tausenden von Mitarbeitern angesehen, vor allem, weil sie genau zeigten, worauf man klicken und was man eingeben muss. Aktualisieren Sie die Bibliothek vierteljährlich, da sich die Benutzeroberflächen ändern.

Ein organisationsspezifisches Glossar. Formulieren Sie dies in der Sprache Ihrer Organisation: Was “Grounding” bedeutet, wenn der data Ihr database-Leasingvertrag ist, was die data governance-Regeln in der Praxis erlauben und verbieten und auf welche Tools und Anwendungsfälle sich die einzelnen Begriffe beziehen. Beschränken Sie sich auf eine einzige Seite, verlinken Sie von allen anderen Ressourcen darauf und überprüfen Sie den Text alle sechs Monate.

Informationsveranstaltungen für Führungskräfte und Einweisung neuer Mitarbeiter. In der Praxis entscheiden die Vorgesetzten darüber, ob ihre Teams Experimente durchführen. Geben Sie ihnen daher eine einstündige Einweisung darüber, was sie erwartet, was sie fördern sollen und wo die Grenzen liegen. Fügen Sie dem Einführungspaket ein 20-minütiges KI-Modul hinzu, damit jeder neue Mitarbeiter bei seinem Eintritt bereits über die Richtlinien, die zugelassenen Tools und die Verfügbarkeit der Ressourcen informiert ist.

2. Teilen: Den Einsatz von KI sichtbar machen

„Show and Tell“-Veranstaltungen. Reservieren Sie sich die letzten ein bis zwei Stunden der Woche, alle zwei Wochen oder monatlich, damit Ihre Kollegen vorstellen können, was sie seit der letzten Sitzung mit KI umgesetzt haben – egal, ob es sich um große oder kleine Projekte handelt. Wählen Sie die Referenten im Voraus aus und weisen Sie sie ein. Bitten Sie jeden, zu erläutern, wie er das Projekt aufgesetzt hat, was schiefgelaufen ist, welche Risiken bestanden, wie das Ergebnis aussah und wie sich dadurch seine Arbeit verändert hat. Misserfolge sind ebenso nützlich wie Erfolge. Die Sitzungen liefern anderen Teilnehmern Anregungen, decken Hindernisse auf und geben dem Programmteam eine fortlaufende Liste der Stellen, an denen die Teilnehmer ins Stocken geraten – diese fließt in den Verbesserungs-Backlog ein.

Ein “KI-Moment” in Teambesprechungen. Ein fester, zweiminütiger Programmpunkt zu Beginn der regelmäßigen Teambesprechungen, bei dem jeweils eine Person etwas beschreibt, was sie in dieser Woche mit KI gemacht hat. Dies kostet nichts und erreicht auch diejenigen, die niemals an freiwilligen Veranstaltungen teilnehmen. Wechseln Sie den Redner regelmäßig, damit nicht jede Woche derselbe Enthusiast zu Wort kommt.

Ein wöchentlicher Newsletter mit dem Titel “Neues aus der KI”. Jede Woche einige lockere Absätze, in denen jeweils ein Buch, ein Artikel, ein Video oder ein Podcast empfohlen wird, ergänzt durch eine Erläuterung, warum dies von Bedeutung ist und inwiefern es für das Unternehmen relevant ist. Versenden Sie dies im Rahmen einer bestehenden wöchentlichen Mitteilung oder als eigenständige Mitteilung zum Wochenausklang. Bitten Sie einmal im Monat eine Führungskraft, ihre eigene Empfehlung beizusteuern.

Ein Community-Kanal und die Aufgabe der Woche. Ein Kanal auf der Messaging-Plattform der Organisation, in dem die Teilnehmer Anregungen, Fragen und Ergebnisse veröffentlichen, die von den KI-Beauftragten bereitgestellt werden. Jeden Montag wird eine „Anregung der Woche“ angeheftet. Der Kanal sorgt zwischen den geplanten Sitzungen für Dynamik und ist der ideale Ort für die Sammlung der Anregungen.

Eine gemeinsam genutzte Prompt-Bibliothek. Sammeln Sie bewährte Vorgaben, geordnet nach Rolle und Aufgabe, mit einem Hinweis darauf, für welches Tool und welche data-Quelle die jeweilige Vorgabe vorgesehen ist. Beginnen Sie mit einer Tabellenkalkulation; eine einfache interne App, die auf einem Workflow-Tool basiert, kann folgen, sobald sich die Bibliothek bewährt hat. Bitten Sie jedes Team, fünf Anstöße beizusteuern, um die Bibliothek zu füllen, und überprüfen Sie diese monatlich, um diejenigen zu entfernen, die niemand nutzt. Für Gutachterbüros ist eine Gliederung nach Dienstleistungsbereichen (Bewertung, Baugutachten, Projektmanagement, Planung) sinnvoller als eine Gliederung nach Tools.

Automatisierte Audio- und Videozusammenfassungen wichtiger Sitzungen. Nur wenige Menschen werden sich eine zweistündige Aufzeichnung eines monatlichen Berichtsforums bis zum Ende ansehen. Bei den meisten Sitzungen werden bereits eine Präsentation und ein Protokoll erstellt, und die Zusammenfassung beider Elemente zu einer 15-minütigen Audiozusammenfassung und einem achtminütigen Video lässt sich mittlerweile leicht automatisieren. Senden Sie beides an die Teilnehmer sowie an diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Das Engagement in Governance-Foren steigt, und die gesamte Organisation erkennt jeden Monat den praktischen Nutzen von KI.

Ein KI-Wettbewerb in der Mittagspause. Eine unterhaltsame Veranstaltung mit einem kleinen Preis, die büroübergreifend durchgeführt wird: “Was stimmt mit dieser Eingabe nicht?”, “Finden Sie das riskante Verhalten”, “Entwickeln Sie in fünf Minuten einen Agenten”. Ein großer Bildschirm und 45 Minuten reichen aus. Führen Sie die Veranstaltung vierteljährlich durch und verknüpfen Sie sie mit den aktuellen Schulungsthemen.

Ein agentischer Hackathon. Eine halb- oder ganztägige Veranstaltung, bei der die Teilnehmer – idealerweise die KI-Beauftragten – jeweils einen sich wiederholenden Prozess mitbringen und mit fachlicher Unterstützung einen Agenten entwickeln, um diesen zu automatisieren. Am besten bewährt sich eine Reihe von drei Sitzungen im Abstand von jeweils einem Monat: In der ersten wird ein Prozess automatisiert, in der zweiten wird diese Automatisierung mit anderen Prozessen und data-Quellen verknüpft, und in der dritten wird der gemeinsame Betrieb mehrerer Agenten behandelt. Behandeln Sie in jeder Sitzung die Themen Produktion, Nachbetreuung und Wartung, damit die Agenten auch sechs Monate später noch im Einsatz sind.

3. Zuhören und messen

Eine monatliche Blitzumfrage. Eine monatliche, drei- bis fünfminütige Umfrage, die von einer Führungskraft versendet wird und sich darauf bezieht, wie die Mitarbeiter KI nutzen, wie oft sie dies tun, welche Hindernisse ihnen dabei im Weg stehen, was sie als Nächstes lernen möchten und welche Unterstützung sie benötigen. Behalten Sie die Kernfragen jeden Monat bei, damit Trends erkennbar werden, und ändern Sie ein oder zwei Fragen, um aktuelle Themen zu beleuchten. Nutzen Sie die Ergebnisse, um die Schulungsthemen, die wöchentlichen Leitfäden und die Reihenfolge der Tool-Einführung festzulegen.

Ein Dashboard mit einem Anwendungsbeispiel aus der Praxis. Ein für alle einsehbarer Katalog von KI-Anwendungsfällen, der aufzeigt, was geplant ist, derzeit umgesetzt wird und bereits abgeschlossen ist. Geben Sie Ihren Kollegen die Möglichkeit, eigene Ideen beizusteuern und über die Ideen anderer abzustimmen. Ein einfaches, auf einer Tabellenkalkulation basierendes Dashboard reicht für den Anfang aus. Es vermittelt den Mitarbeitern die allgemeine Ausrichtung und ihren Platz darin. Für RICS-regulierte Unternehmen kann es gleichzeitig als schriftliches Verzeichnis der KI-Systeme dienen, das der Berufsstandard nun vorschreibt.

Eine Übersicht über die Umsetzung sowie ein Protokoll zur erzielten Zeitersparnis. Kombinieren Sie die Lizenznutzung data des Tool-Anbieters, die Teilnahme an Schulungen und eine einfache monatliche Selbstauskunft der Vorreiter über die “eingesparten Stunden”. Überprüfen Sie dies monatlich. Auf diese Weise werden Anekdoten zu einem Business Case, und Sie erkennen, welche dieser Rituale sich bewährt haben und welche Sie streichen sollten. Die „AI at Work“-Umfrage von BCG aus dem Jahr 2026 ergab, dass 42 Prozent der regelmäßigen KI-Nutzer angeben, mindestens acht Stunden pro Woche einzusparen; mithilfe einer Scorecard kann ein Unternehmen überprüfen, ob dies auch auf die eigenen Mitarbeiter zutrifft.

4. Führen, lenken und ermöglichen

Ein monatlicher Bericht der Geschäftsleitung zum Fortschritt bei der KI-Einführung. Jeden Monat legt eine Führungskraft dar, was erreicht wurde, welche Hindernisse überwunden wurden und was als Nächstes ansteht, wobei sowohl Erfolge als auch Misserfolge thematisiert werden. BCG stellte fest, dass nur ein Drittel der Mitarbeiter die Kommunikation der Führungsebene zum Thema KI als klar empfindet und dass eine klare Strategie für die Akzeptanz wichtiger ist als der Zugang zu Tools. Wenn Führungskräfte beschreiben, wie sie KI persönlich nutzen, hat dies eine spürbare Wirkung. Der Bericht ist zudem der geeignete Rahmen, um auf alle oben genannten Ressourcen hinzuweisen.

Eine in leicht verständlicher Sprache verfasste Richtlinie zur Nutzung von KI. Eine kurze, leicht verständliche Richtlinie, die die zugelassenen Tools, die Zuständigkeiten für die einzelnen data, zulässige und unzulässige Verwendungszwecke sowie die Regelungen für den Einsatz von KI abdeckt. Platzieren Sie diese Richtlinie dort, wo die Mitarbeiter sie finden können – und nicht in einem Ordner im Dokumentenmanagement. Eine Untersuchung von SAP ergab, dass 68 Prozent der britischen Unternehmen davon ausgehen, dass ihre Mitarbeiter zumindest gelegentlich nicht genehmigte KI-Tools verwenden; eine gut sichtbare Richtlinie verringert dieses Risiko und gibt den Mitarbeitern das Vertrauen, die zugelassenen Tools zu nutzen. Für Vermessungsunternehmen sollte die Richtlinie direkt auf den RICS-Standard verweisen und darlegen, wie das Unternehmen dessen Anforderungen hinsichtlich Registern, Stichproben und Transparenz gegenüber den Kunden erfüllt.

Eine Gruppe von Vorreitern im Bereich der künstlichen Intelligenz. Identifizieren Sie die „Early Adopters“ in den verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereichen, schulen Sie diese, gewähren Sie ihnen frühzeitig Zugang zu den Tools und stellen Sie ihnen Zeit zur Verfügung (ein halber Tag pro Woche ist ein angemessener Anfang), um anderen zu helfen, Schulungen durchzuführen und Feedback zu geben. Definieren Sie die Rolle schriftlich, mit einer klaren Verpflichtung, Anerkennung oder Belohnung sowie einer Erläuterung, inwiefern dies der beruflichen Entwicklung der betreffenden Person dient. Das „Pairing“ eignet sich gut als Ergänzung: Ein „Champion“ verbringt eine Stunde mit einem eher zögerlichen Team und arbeitet gemeinsam an einer der tatsächlichen Aufgaben dieses Teams.

Lizenzzuordnung und ein Weg zu fortgeschrittenen Tools. Jeder sollte über eine Basislizenz für das von der Organisation ausgewählte Hilfsprogramm verfügen. Ordnen Sie erweiterte Lizenzen und Spezialtools bestimmten Rollen zu, anstatt diese auf Anfrage zu vergeben. Darüber hinaus sollten Sie einen vorab genehmigten Katalog zusätzlicher Tools veröffentlichen, die jeder Mitarbeiter für eine dreimonatige Testphase beantragen kann; anschließend muss er seine erzielten Ergebnisse nachweisen, um die Lizenz für ein weiteres Jahr zu behalten. Dadurch bleibt der Tool-Bestand unter Kontrolle, und neugierige Mitarbeiter erhalten einen legitimen Weg, was einen Großteil der Gründe für „Schatten-KI“ beseitigt.

Die Entscheidung, wo man anfangen soll

In Organisationen, in denen der Einsatz von KI zur Routine geworden ist, laufen in der Regel vier oder fünf dieser Rituale über einen längeren Zeitraum parallel ab, wobei jeweils eine namentlich benannte Person für die Aufrechterhaltung des jeweiligen Rituals verantwortlich ist.

Beginnen Sie mit dem, was bereits in Gang ist. Wenn ein Team bereits informelle Vorführungen durchführt, geben Sie ihm einen Themenkalender an die Hand und zeichnen Sie die Sitzungen auf. Falls bereits eine Tabelle mit Anregungen vorhanden ist, veröffentlichen Sie diese und bitten Sie um Beiträge. Fügen Sie anschließend jeweils ein Ritual aus jedem der anderen Themen hinzu, sodass die Bereiche Lernen, Austausch, Zuhören und Führung abgedeckt sind. Überprüfen Sie die Scorecard nach drei Monaten, streichen Sie, was nicht genutzt wird, und fügen Sie das nächste Ritual hinzu.

Die britische Regierung hat sich zum Ziel gesetzt, bis 2030 zehn Millionen Arbeitnehmer mit wichtigen KI-Kompetenzen auszubilden. Für die meisten Unternehmen lässt sich der schnellste Beitrag dazu durch einen festen Tagesordnungspunkt in der Teambesprechung und eine Beratungsstunde am Mittwochmittag leisten, die wöchentlich stattfindet, bis niemand mehr daran denkt, dass es sich dabei um eine KI-Initiative handelt.