De investeringen van bedrijven in AI bereiken ongekende hoogten, maar slechts een minderheid van de organisaties slaagt erin die investeringen op grote schaal in waarde om te zetten. Deze kloof heeft niet in de eerste plaats te maken met technologie. Het gaat erom of een organisatie over de capaciteiten beschikt om AI te benutten, haar bedrijfsvoering te herontwerpen en voortdurend waarde te creëren.

AI-transformatie is in wezen een transformatie van de organisatorische capaciteiten: medewerkers in staat stellen om AI effectief te gebruiken, teams toerusten om AI-systemen te ontwerpen en te beheren, en mechanismen opzetten die de organisatie in staat stellen om AI-capaciteiten voortdurend te integreren en zich daarmee verder te ontwikkelen.

AI verandert de structuur van vaardigheden, niet alleen banen

Een veelvoorkomende managementfout bij het aanpakken van een AI-transformatie is dat de uitdaging voornamelijk wordt gezien als een een initiatief ter vervanging van personeel, waarbij medewerkers met een achtergrond in kunstmatige intelligentie worden aangeworven ter vervanging van bestaande teams. Deze benadering gaat voorbij aan het unieke karakter van AI-technologie.

Onderzoek dat gezamenlijk is uitgevoerd door de Universiteit van Harvard, het MIT en de Boston Consulting Group introduceerde het concept van de “De ruige grensstreek.” Hieruit blijkt dat, binnen de grenzen van de mogelijkheden van AI, samenwerking tussen mens en AI de productiviteit en kwaliteit aanzienlijk kan verbeteren. Voorbij die grens kan een te grote afhankelijkheid van AI de prestaties echter juist verminderen. Belangrijker nog is dat deze grens noch vastligt, noch intuïtief gemakkelijk te herkennen is.

De toekomstige relatie tussen mensen en AI zal daarom niet louter een kwestie van vervanging zijn, maar een van samenwerking. Werknemers zullen meer nodig hebben dan alleen de vaardigheid om AI-tools te bedienen. Zij zullen ook in staat moeten zijn om:

  • Bepaal welke problemen het meest geschikt zijn voor AI
  • Identificeer toepassingen met een hoge zakelijke waarde
  • Erkennen risico’s en beperkingen van door AI gegenereerde resultaten
  • Neem uw verantwoordelijkheid voor het uiteindelijke resultaat

Deze verschuiving in capaciteiten moet op verschillende niveaus binnen de organisatie plaatsvinden:

  • Leiders er moet een verschuiving plaatsvinden van op ervaring gebaseerde besluitvorming naar besluitvorming waarbij mensen en AI samenwerken, waarbij het strategisch inzicht, het stellen van prioriteiten op basis van waarde en het leiderschap bij verandering worden versterkt;
  • Leidinggevenden er moet worden overgestapt van het aansturen van mensen en taken naar het coördineren van werkprocessen waarin mensen en AI samenwerken, met vaardigheden op het gebied van procesherontwerp, het ontwerpen van AI-toepassingen en intelligent teammanagement;
  • Operationele en professionele functies moeten we de overstap maken van het uitvoeren van processen naar het ontwerpen en beheren van intelligente workflows, waaronder het omzetten van zakelijke expertise in voor AI begrijpelijke kennis, het trainen van AI-agenten en het controleren van de resultaten;
  • Medewerkers in de frontlinie moeten zij AI-ondersteunde samenwerkingspartners worden, waarbij zij AI-vaardigheden combineren met een gezond beoordelingsvermogen en een effectieve samenwerking tussen mens en AI.

Van individuele bekwaamheid naar organisatorische bekwaamheid

Veel organisaties beginnen hun AI-transformatie door fors te investeren in de opleiding van hun medewerkers. Het verbeteren van individuele AI-vaardigheden betekent echter op zich nog niet dat de organisatie over AI-capaciteiten beschikt.

Wat organisaties nodig hebben, is een traject waarmee capaciteiten zich kunnen ontwikkelen van individuele vaardigheden tot organisatorische capaciteiten.

1. Het verwerven van vaardigheden: het opbouwen van vaardigheden door middel van oefening

AI moet worden ingebed in concrete zakelijke contexten. Het uitvoeren van AI-projecten is op zich al een proces van capaciteitsopbouw.

Alleen door concrete bedrijfsproblemen op te lossen, kunnen medewerkers een beter inzicht krijgen in welke taken geschikt zijn voor AI, welke processen moeten worden herontworpen en hoe mensen en AI effectiever kunnen samenwerken.

2. Replicatie van capaciteiten: het opschalen van capaciteiten via interne mechanismen

Organisaties moeten individuele expertise en ervaring omzetten in organisatorische intelligentie:

  • Vakkennis vastleggen in kennisystemen voor bedrijven, waardoor AI de zakelijke context en de besluitvormingslogica kan begrijpen.
  • Herhalende bedrijfsprocessen transformeren tot uitvoerbare, intelligente workflows, waardoor best practices op grote schaal kunnen worden toegepast.
  • Geconsolideerde platforms en samenwerkingsmechanismen opzetten waarmee teams AI-toepassingen en opgedane ervaringen kunnen delen.

3. Verinnerlijking van vaardigheden: het opbouwen van het vermogen om zich voortdurend te ontwikkelen

Het uiteindelijke doel van de AI-transformatie is het opbouwen van het eigen vermogen van een organisatie om zich voortdurend aan te passen aan veranderingen op het gebied van AI.

De uiteindelijke meerwaarde van externe adviesbureaus of technologieleveranciers moet daarom verder reiken dan het uitvoeren van eenmalige projecten. Deze moet het volgende omvatten: organisaties helpen bij het opzetten van hun eigen talentpijplijnen, beoordelingskaders en iteratiemechanismen, zodat de organisatie, zodra de externe ondersteuning wordt stopgezet, in staat is om zich verder te ontwikkelen en haar capaciteiten in de loop van de tijd verder uit te breiden.

Organisatorische transformatie: van één organisatie naar een “dubbele organisatie”

Naarmate de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie toenemen, zullen ondernemingen in steeds grotere mate twee onderling verbonden organisatievormen moeten beheren: de menselijke organisatie en de digitale organisatie. Deze hebben verschillende verantwoordelijkheden, maar samen zullen zij een nieuw bedrijfsmodel vormen.

De organisatie zal zich in toenemende mate richten op strategisch inzicht, complexe besluitvorming en het vaststellen van waarde. De waarde van medewerkers zal niet langer in de eerste plaats worden afgemeten aan hun vermogen om repetitieve taken uit te voeren, maar aan hun het vermogen om problemen te kaderen, processen te ontwerpen, resultaten te evalueren en ervoor te zorgen dat AI in overeenstemming met de bedrijfsdoelstellingen wordt ingezet.

Tegelijkertijd ontstaat er een digitale organisatie die bestaat uit intelligente systemen, zoals AI-agenten, en die zich ontwikkelt tot een nieuwe productiviteitseenheid. Deze systemen kunnen informatieverwerking, de uitvoering van workflows en de coördinatie van taken verzorgen, en raken geleidelijk aan steeds meer verweven met de dagelijkse bedrijfsvoering.

Om dit model met twee organisatiestructuren effectief te laten functioneren, moeten ondernemingen ten minste vier mechanismen instellen.

  • Stel duidelijke grenzen vast voor de verantwoordelijkheid van mensen en AI: Verschillende bedrijfsscenario’s vereisen verschillende mate van menselijke betrokkenheid. In scenario’s met een hoog risico moeten mensen de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid behouden. Voor gestandaardiseerde en zeer repetitieve taken kunnen organisaties het aandeel van het werk dat AI zelfstandig mag uitvoeren, geleidelijk vergroten.
  • Apply: het principe van minimale bevoegdheden: Toegang tot Data dient plaats te vinden volgens het principe van minimale rechten: AI-agenten mogen uitsluitend toegang hebben tot de data en de systeemrechten die nodig zijn om een taak uit te voeren. Tegelijkertijd dienen er goedkeurings-, toezichts- en herstelmechanismen te worden ingesteld om ervoor te zorgen dat problemen snel kunnen worden opgespoord en verholpen.
  • Zorg voor functieoverschrijdende bestuursmechanismen: AI is niet langer uitsluitend een verantwoordelijkheid van de IT-afdeling. De afdelingen bedrijfsvoering, technologie, data, juridische zaken, personeelszaken en andere afdelingen moeten allemaal een rol spelen bij het AI-beheer.
  • Implementeer een systeem voor het meten van waarde: AI kan continu functioneren, maar de kosten, het verbruik van hulpbronnen en de zakelijke impact ervan moeten in het beheersysteem worden meegenomen. Organisaties moeten zich niet alleen richten op de mate waarin AI wordt gebruikt, maar ook op de vraag of deze resultaten te behalen die beter aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen.

De aanpak van Artefact: Van projectuitvoering tot het opbouwen van organisatorische capaciteit

Naarmate organisaties op grote schaal de overstap maken naar AI, hebben zij niet zozeer behoefte aan een eenmalige implementatie van technologie, maar aan een een systeem dat op de lange termijn kan functioneren en zich kan ontwikkelen.

Op basis van haar eigen ervaring en wereldwijde klantprojecten heeft Artefact drie uitgangspunten vastgesteld om organisaties te ondersteunen bij hun AI-transformatie.

  • Bouw capaciteiten op, niet alleen oplossingens: De waarde van een AI-project mag niet beperkt blijven tot een eenmalige oplevering. Het moet organisaties helpen bij het opbouwen van duurzame capaciteiten, waaronder de ontwikkeling van talent, de overdracht van kennis en methodologieën, en organisatorische mechanismen, zodat AI-mogelijkheden worden in de onderneming geïntegreerd.
  • Het bedrijf herzien door middel van ‘zero-based design’: Organisaties moeten AI niet zomaar aan bestaande processen toevoegen. Zij moeten hun bedrijfsmodellen en werkwijzen grondig herzien. Bij ‘zero-based design’ wordt AI een integraal onderdeel van de herinrichting van het bedrijf, in plaats van dat het louter wordt beschouwd als een hulpmiddel voor het optimaliseren van bestaande processen.
  • Stel organisatorisch bestuur op gelijke voet met technologie: Naarmate AI steeds meer wordt geïntegreerd in de bedrijfsvoering, bestuur, samenwerking tussen mens en AI en het meten van waarde zullen cruciale factoren worden voor het succesvol opschalen van AI.Organisaties moeten de nodige mechanismen instellen om ervoor te zorgen dat AI op een veilige, duurzame en continue manier bedrijfswaarde kan genereren.

AI-technologie ontwikkelt zich in een ongekend tempo. De sleutel tot het behalen van een duurzaam concurrentievoordeel ligt niet alleen in de toegang tot de nieuwste technologie, maar ook in het vermogen van een organisatie om haar AI-capaciteiten om te zetten in een blijvende troef en zich voortdurend van binnenuit verder te ontwikkelen.