Die Neugestaltung der Richtlinienerstellung durch generative AI: eine Fallstudie

In Branchen, in denen Compliance und Richtlinienmanagement von entscheidender Bedeutung sind, ist die Erstellung und Pflege aktueller Richtlinien eine wichtige, aber zeitaufwändige Aufgabe. Bislang haben Unternehmen bei der Recherche nach den Richtlinien von Wettbewerbern und der Erstellung eigener Richtlinien auf manuelle Verfahren zurückgegriffen. Dies umfasste arbeitsintensive Webrecherchen, data und die Organisation der Inhalte in Tabellenkalkulationen, gefolgt von der Erstellung von Dokumenten von Grund auf. Folglich ist dieser Prozess nicht nur langsam, sondern auch anfällig für Unstimmigkeiten und Fehler, was zu Ineffizienzen führt, die die Produktivität beeinträchtigen.

Die Lösung für diese Herausforderung ist eine innovative Webanwendung, die auf generativer AI basiert. Sie nutzt einen LangChain-Agenten mit dem neuesten Omni-Modell von OpenAI, GPT-4o, und umfasst zwei eigens entwickelte Tools, die den Prozess der Richtlinienerstellung automatisieren und optimieren sollen.

Das erste Tool dient der Optimierung der Recherchephase. Es verfeinert die Suchanfragen der Nutzer und führt mithilfe der Google-Such-API umfassende Recherchen bei mehreren vordefinierten Wettbewerbern durch. Das Besondere an diesem Tool ist seine Fähigkeit, diese Abfragen parallel durchzuführen, sodass das System Inhalte aus verschiedenen Quellen gleichzeitig abrufen, verarbeiten und analysieren kann. Die Inhalte werden mithilfe der Einbettungsmodelle von OpenAI eingebettet und in einer FAISS-Vektordatenbank gespeichert, woraufhin eine Ähnlichkeitssuche durchgeführt wird. Diese parallele Verarbeitung ermöglicht es dem AI , in weniger als fünf Minuten eine strukturierte und detaillierte Zusammenfassung einschließlich einer umfassenden Vergleichsanalyse zu liefern.

Das zweite Tool ist ein generatives AI , das speziell darauf trainiert wurde, Richtlinien in der gewünschten Struktur und im gewünschten Format zu entwerfen. Es nutzt die Ergebnisse des Web-Recherche-Tools, um einen vollständigen Richtlinienentwurf zu erstellen, der sowohl korrekt ist als auch den erforderlichen Standards entspricht. Über die interaktive Chat-Oberfläche können Nutzer in Echtzeit Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das endgültige Dokument alle Anforderungen erfüllt.

Durch die Einführung dieser AI Lösung konnten der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Ausarbeitung von Richtlinien erheblich reduziert werden. Die „Bewertungsphase“, in der Inhalte priorisiert und verglichen werden, wurde von drei Tagen auf nur noch einen halben Tag verkürzt. Ebenso dauert die „Strukturierungsphase“, in der die Inhalte organisiert und fertiggestellt werden, nun nur noch einen halben Tag statt wie bisher zwei Tage. Diese Zeitersparnis hat nicht nur die Abläufe optimiert, sondern auch die Konsistenz und Genauigkeit der endgültigen Dokumente verbessert.

Dieses Projekt verdeutlicht das transformative Potenzial generativer AI das Politikmanagement AI verschiedenen Branchen. Durch die Automatisierung wichtiger Aufgaben haben wir Unternehmen dabei unterstützt, ihre Effizienz zu steigern und sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. Während wir weiterhin AI Lösungen erforschen und umsetzen, blicken wir mit Spannung auf die zukünftigen Möglichkeiten, die die betriebliche Effizienz und die strategische Entscheidungsfindung in verschiedenen Sektoren weiter verbessern werden.