Over Chancerygate

Chancerygate is een in Londen gevestigde projectontwikkelaar en vermogensbeheerder met 30 jaar ervaring op het gebied van industriële en stedelijke logistieke vastgoedobjecten met meerdere huurders in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Spanje en Portugal. Het bedrijf beheert ongeveer 1,2 miljard pond aan inkomsten genererende en ontwikkelingsactiva, met circa 30 ontwikkelingsprojecten en 25 vermogensbeheerprojecten ten behoeve van ongeveer 700 huurders. In juli 2026 kwam Dream, de Canadese vastgoedbeheerder, overeen om Chancerygate over te nemen, waardoor het bedrijf deel gaat uitmaken van een pan-Europees industrieel platform van ongeveer 27 miljoen sq ft, verspreid over negen landen.

De uitdaging

Chancerygate had Claude al in gebruik, maar een groot deel van de backoffice-werkzaamheden werd nog steeds handmatig uitgevoerd. Uit een AI-workshop met Artefact in het voorjaar van 2026 bleek dat hetzelfde patroon zich voordeed bij de financiële, juridische en beleggingsteams:

  • Maandelijks worden ongeveer 100 leveranciersfacturen geëxtraheerd, gecontroleerd en met de hand in het grootboek ingevoerd, wat ongeveer 1,5 FTE-dag per maand kost.
  • Er werd ongeveer 1,5 uur besteed aan het goedkeuren van de notulen van elke grote vergadering, waarvan sommige 30 deelnemers telden.
  • Geheimhoudingsovereenkomsten worden handmatig gecontroleerd, waarbij de risicobepalingen niet altijd volledig worden behandeld.
  • Handmatig opgezette acceptatiemodellen, waarbij huurovereenkomsten en zaakgegevens uit PDF-bestanden en spreadsheets werden overgenomen in een groot Excel-sjabloon.

Het management wilde snel de meerwaarde aantonen, binnen de eigen Microsoft-omgeving van Chancerygate, en ervoor zorgen dat het team in staat zou zijn om agents te ontwikkelen zonder afhankelijk te zijn van consultants.

Een agentensprint van twee weken

Artefact voerde samen met Chancerygate een sprint van twee weken uit als één team. De eerste dag bestond uit een praktische workshop met als thema “Hoe bouwt u een AI-agent?”, waarbij belanghebbenden live een notulist voor vergaderingen ontwikkelden. Elke agent kreeg vervolgens een aangewezen verantwoordelijke, een testgebruiker en een beheerder van Chancerygate toegewezen, die het ontwikkelingsproces van dichtbij volgden.

Elke agent is gebaseerd op één herbruikbaar framework. Power Automate-flows halen documenten op uit e-mail, een bewaakte mailbox of een SharePoint-map. Een kernflow van het Power Platform verzamelt vervolgens de metadata, het relevante schema en contextspecifiek referentiemateriaal, en stuurt deze via de Claude-API op beveiligde wijze naar Claude Sonnet voor analyse. De output van Claude wordt teruggestuurd in de vorm van een gestructureerd dossier dat door een medewerker moet worden gecontroleerd voordat er verdere stappen worden ondernomen. Het framework bundelt de integratiepunten op één plek en wordt dagelijks onderhouden via SharePoint, zodat het toevoegen van een nieuwe agent voornamelijk een kwestie van configuratie is in plaats van een nieuwe build.

Notulist voor vergaderingen. Zodra een Teams-transcript klaar is, stelt de medewerker vast wie er aanwezig was, laat hij of zij Claude de notulen en actiepunten opstellen en stuurt deze uitsluitend naar de personen die aan de vergadering hebben deelgenomen.

Medewerker crediteurenadministratie. De medewerker houdt de inboxen van de AP in de gaten, laadt bijlagen bij facturen in en laat Claude een schema invullen dat is gedefinieerd door de boekhoudspecialisten van Chancerygate. Het systeem categoriseert elke post zodat deze klaar is voor verdere verwerking, markeert alles wat niet kan worden gekoppeld en rapporteert de reports-KPI’s aan de proceseigenaar.

Initialisatieprogramma voor het acceptatiemodel. De medewerker laadt bronbestanden, zoals huurovereenkomsten, en maakt gebruik van Claude – waar nodig in combinatie met OCR – om een tussentijdse data-laag te vullen. Vervolgens laadt een bestaande VBA-macro de tussentijdse data-laag in het investerings- of ontwikkelingsmodel, zodat de medewerker het werk kan overdragen aan de tools die analisten reeds gebruiken, en dezelfde tussentijdse data-laag voor andere doeleinden kan worden ingezet.

NDA-beoordelaar. Wanneer een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) binnenkomt, slaat de gebruiker deze op in een SharePoint-map, waarna een Power Automate-flow het document naar Claude stuurt voor beoordeling aan de hand van de richtlijnen van Chancerygate. De gebruiker ontvangt een overzicht van risicobepalingen, zoals aansprakelijkheid en beëindiging, alvorens te beslissen of de NDA ter ondertekening kan worden doorgestuurd.

De sprint verliep in de vorm van een ‘side-by-side’-ontwikkeling, in trainingsachtige sessies met de eigenaar en de beheerder van elke agent. Verschillende teamleden van Chancerygate hebben tijdens de workshops op eigen initiatief hun eigen workflows ontwikkeld, en de kennis over de kernarchitectuur werd overgedragen, zodat het team van Chancerygate de rol van langetermijnbeheerders kon overnemen. Alle vier de agents werden op 16 juli aan de rest van het bedrijf gedemonstreerd en vervolgens overgedragen, samen met het herbruikbare framework, de sjablonen voor promptteksten en de overdrachtsvideo’s.

Resultaten

  • 4 door Claude aangestuurde agents die in een sprint van twee weken zijn ontworpen, gebouwd en gedemonstreerd
  • 80% minder tijd besteed aan de verwerking van elke factuur, waarbij meer dan 90% factuurregels door de medewerker van de crediteurenadministratie zijn gekoppeld
  • De doorlooptijd van de NDA is teruggebracht van ongeveer 3 dagen tot minder dan 2 uur
  • De tijd die nodig is voor het opzetten van een acceptatiemodel is teruggebracht van meer dan 25 uur tot minder dan 3 uur
  • De tijd die nodig is voor het goedkeuren van notulen van grote vergaderingen is teruggebracht van ongeveer 1,5 uur tot ongeveer 30 minuten
  • Sinds de sprint heeft het eigen team van Chancerygate meer dan 20 extra agents ontwikkeld; het bouwen en testen van elk daarvan kost nu minder dan een halve dag
  • Er zijn ongeveer 10 kernteamleden die de agents dagelijks gebruiken, en ongeveer 25 medewerkers die zijn opgeleid en die nu op hun beurt collega’s opleiden
  • Alle agents draaien op de eigen Microsoft-tenant en het eigen Claude-abonnement van Chancerygate, die intern worden beheerd

“Het Artefact-team heeft uitstekend werk geleverd. In iets meer dan twee weken hebben zij het team bijgeschoold in het bouwen en beheren van Claude-agenten, hebben zij samen met individuele teamleden specifieke agenten ontwikkeld en hebben zij ons in een goede positie gebracht om zelfstandig verder te bouwen en uit te breiden. Aangezien wij onze activiteiten aanzienlijk aan het opschalen zijn, had dit niet op een beter moment kunnen komen. Wij bevinden ons nog in een vroeg stadium van dit traject, maar wij passen AI in toenemende mate toe in al onze bedrijfsactiviteiten,” zegt Phil Price, Hoofd FP&A, Chancerygate.

Wat volgt er nu?

De eigen teams van Chancerygate zetten momenteel extra medewerkers in voor het verzamelen van huurovereenkomsten, het extraheren van EPC-gegevens (data) en het opstellen van rapportages voor beleggers, allemaal punten die tijdens de oorspronkelijke workshop naar voren zijn gekomen. Na de overname door Dream maakt Chancerygate deel uit van een groter Europees industrieel platform met een groeiende ontwikkelingspijplijn, en maakt het gebruik van hetzelfde agentenraamwerk om zijn activiteiten op te schalen naarmate de omvang toeneemt. De volgende stappen op de roadmap zijn het voltooien van het proces voor het ondertekenen van geheimhoudingsovereenkomsten via DocuSign en de directe integratie van de agent voor crediteurenadministratie met NetSuite, zodat gevalideerde facturen het grootboek bijwerken zonder handmatige invoer.

Over Artefact

Artefact is een internationaal adviesbureau op het gebied van data en AI, met hoofdkantoor in Parijs en 2.500 deskundigen verspreid over 36 vestigingen. Het bedrijf helpt meer dan 1.000 ondernemingen bij het versnellen van de implementatie van AI, van strategie tot productie, en maakt deel uit van het Claude Partner Network.