AI-rituelen die werken: voordelige gewoontes waarmee u AI-tools tot dagelijkse praktijk maakt

Volgens het Office for National Statistics (reports) is het gebruik van AI onder Britse bedrijven met tien of meer werknemers gestegen van ongeveer 12 procent eind 2023 tot ongeveer 35 procent medio 2026. In dezelfde periode is het gemiddelde aantal gebruikte AI-technologieën per bedrijf gestegen van 1,4 naar 1,6. Uit de RICS-enquête van 2026 onder meer dan 3.100 beëdigde taxateurs blijkt een vergelijkbaar beeld in de gebouwde omgeving: twee derde van de bouwprofessionals en driekwart van degenen die werkzaam zijn in commercieel vastgoed maken nu gebruik van AI, maar het merendeel van dat gebruik bevindt zich nog in de proeffase en geïntegreerd gebruik blijft zeldzaam.

De opleidingen hebben geen gelijke tred gehouden. Volgens SAP en Oxford Economics hebben vier op de tien Britse bedrijven hun personeel een uitgebreide AI-opleiding gegeven. Uit onderzoek van de Access Group blijkt dat 70 procent van de Britse werknemers op het werk met AI experimenteert zonder enige formele opleiding. Velen maken gebruik van alles wat ze maar kunnen vinden. Uit een onderzoek van Microsoft onder 2.003 Britse werknemers bleek dat 71 procent op het werk gebruik had gemaakt van niet-goedgekeurde AI-tools voor consumenten, en dat 51 procent dit wekelijks doet. Uit het onderzoek van het MIT uit 2025 naar generatieve AI voor bedrijven bleek dat ongeveer 95 procent van de proefprojecten geen meetbaar effect had op de winst- en verliesrekening, en dit werd toegeschreven aan een kenniskloof binnen organisaties in plaats van aan de modellen zelf.

Ook voor landmeters geldt nu een wettelijke verplichting. Sinds 9 maart 2026 schrijft de beroepsnorm van RICS inzake het verantwoord gebruik van AI in de taxatiepraktijk voor dat leden en gereguleerde bedrijven voldoende kennis moeten hebben van de instrumenten die zij gebruiken, een schriftelijk register van AI-systemen moeten bijhouden, professioneel oordeel moeten toepassen en documenteren met betrekking tot de resultaten, en cliënten vooraf moeten informeren wanneer AI zal worden ingezet. Uit een eigen enquête van RICS bleek dat een kwart van de respondenten uit de bouwsector niet op de hoogte was van het bestaan van deze norm. Een onderneming kan niet aan deze vereisten voldoen tenzij haar medewerkers de instrumenten die zij gebruiken, begrijpen.

Wat wij zien in organisaties waar AI routine is geworden, is een klein aantal terugkerende activiteiten die een jaar of langer worden voortgezet, in plaats van een eenmalige lanceringscampagne. Wij noemen dit rituelen. Zij houden AI zichtbaar, maken het leerproces vanzelfsprekend en bieden leidinggevenden regelmatig inzicht in wat werkt. In de onderstaande lijst staan de rituelen die wij bij klanten in diverse sectoren hebben ingezet en die hun vruchten hebben afgeworpen. Geen enkel ritueel vereist een aanzienlijk budget en de meeste kunnen worden uitgevoerd met behulp van de samenwerkings- en intranettools waarover een organisatie al beschikt. Ze zijn gegroepeerd in vier thema’s. Geen enkele organisatie heeft ze allemaal nodig; kies de rituelen die passen bij uw structuur, de fase waarin u zich bevindt op uw traject en de initiatieven die al in gang zijn gezet.

1. Leren: capaciteit opbouwen

Functiespecifieke opleiding, in twee niveaus. Stel de opleiding samen op basis van het eigen werk van de deelnemers: voor een landmeter kan dit bijvoorbeeld het analyseren van een huurovereenkomst, het toetsen van een bestek aan een conditielijst of het samenvatten van een ruimtelijk ordeningsrapport zijn, waarbij gebruik wordt gemaakt van de eigen data governance-regels van het bedrijf. Organiseer twee niveaus. Een beginnerscursus behandelt wat AI is, de beperkingen en risico’s ervan, hoe men een goede prompt schrijft en hoe men de output controleert. Een cursus voor gevorderden behandelt het bouwen en coördineren van agents, het koppelen ervan aan data-bronnen en het beheer ervan zodra ze in gebruik zijn. Reken op twee tot drie uur per niveau, aangeboden in persoon of live online, met elk kwartaal een korte opfriscursus naarmate de tools veranderen. Voor gereguleerde bedrijven draagt het beginnersniveau in hoge mate bij aan het voldoen aan de kennisvereisten van de RICS-norm.

Lunch- en leersessies rond een bepaald thema en AI-spreekuren. Een wekelijks of tweewekelijks tijdvak van 45 minuten met een vooraf bekendgemaakt thema, een live demonstratie van 30 minuten en aansluitend een open spreekuur waar deelnemers hun eigen vraagstukken kunnen voorleggen. Maak de komende drie tot vijf thema’s van tevoren bekend, zodat deelnemers de sessies kunnen kiezen die voor hen relevant zijn. Formuleer elk thema als een opdracht: “Hoe haal ik de belangrijkste termen uit deze huurovereenkomst?” trekt meer mensen aan dan “Inleiding tot het samenvatten van documenten”. Neem de demonstratie op en plaats deze achteraf online. De opkomst blijft op peil wanneer mensen weten dat zij aan het einde van de sessie iets meekrijgen dat zij diezelfde middag nog kunnen gebruiken.

Een wekelijkse gids met het thema “Hoe pak ik dit aan met AI?”. Vraag de teams wat zij graag met AI zouden willen doen en hoe zij dit momenteel aanpakken, en houd vervolgens een korte enquête waarin de medewerkers de ideeën kunnen rangschikken. Stel elke week een handleiding van één pagina op voor de hoogst gerangschikte taak: de te volgen stappen, welke tool en data-bronnen u moet gebruiken, en hoe u het resultaat kunt controleren. Sla elke handleiding op in een doorzoekbare catalogus op het intranet, zodat de verzameling uitgroeit tot een naslagwerk.

Een verzameling korte schermopnames. Een dag besteed aan het opnemen van filmpjes van drie tot vijf minuten over veelvoorkomende AI-taken, voorzien van gesproken commentaar en ondertiteling, levert een hulpmiddel op waar mensen steeds weer naar terugkeren. Zet de filmpjes op het intranet of de helpsite naast de geschreven handleidingen. Bij één klant werden de afzonderlijke filmpjes door duizenden collega’s bekeken, voornamelijk omdat ze precies lieten zien waarop men moest klikken en wat men moest typen. Werk de bibliotheek elk kwartaal bij, aangezien interfaces veranderen.

Een organisatiespecifieke woordenlijst. Schrijf het op in de eigen taal van de organisatie: wat “grounding” betekent wanneer de data uw lease database is, wat de data governance-regels in de praktijk toestaan en verbieden, en op welke hulpmiddelen en gebruikssituaties elke term betrekking heeft. Beperk het tot één pagina, plaats er vanuit alle andere bronnen een link naar en evalueer het om de zes maanden.

Informatiebijeenkomsten voor leidinggevenden en introductieprogramma’s voor nieuwe medewerkers. In de praktijk bepalen lijnmanagers of hun teams experimenteren; geef hen daarom een briefing van een uur over wat zij kunnen verwachten, wat zij moeten aanmoedigen en waar de grenzen liggen. Voeg een AI-module van 20 minuten toe aan het introductiepakket, zodat elke nieuwe medewerker bij indiensttreding op de hoogte is van het beleid, de goedgekeurde hulpmiddelen en waar de bronnen te vinden zijn.

2. Delen: het gebruik van AI zichtbaar maken

'Show and Tell'-sessies. Reserveer het laatste uur of de laatste twee uur van de week, om de twee weken of maandelijks, zodat collega’s kunnen presenteren wat zij sinds de vorige sessie met AI hebben gedaan, of het nu om grote of kleine projecten gaat. Selecteer de presentatoren van tevoren en geef hen een korte briefing. Vraag iedereen om te vertellen hoe zij het hebben opgezet, wat er misging, wat de risico’s waren, hoe het resultaat eruitzag en hoe dit hun werk heeft veranderd. Mislukkingen zijn net zo nuttig als successen. De sessies geven anderen ideeën, brengen knelpunten aan het licht en bieden het programmateam een doorlopende lijst van punten waar mensen vastlopen, wat weer bijdraagt aan de verbeteringsbacklog.

Een “AI-moment” tijdens teamvergaderingen. Een vast agendapunt van twee minuten aan het begin van de reguliere teamvergaderingen, waarbij één persoon vertelt wat hij of zij die week met AI heeft gedaan. Het kost niets en bereikt de mensen die nooit aan optionele sessies deelnemen. Laat de spreker rouleren, zodat het niet elke week weer dezelfde enthousiasteling is.

Een wekelijkse nieuwsbrief met de titel “Wat is er nieuw op het gebied van AI?”. Elke week enkele informele alinea’s waarin één boek, artikel, video of podcast wordt aanbevolen, met een toelichting over het belang ervan en hoe dit van toepassing is op de organisatie. Verstuur dit via een bestaande wekelijkse communicatie of als een op zichzelf staand bericht aan het einde van de week. Vraag een leidinggevende om eens per maand zijn of haar eigen keuze in te sturen.

Een communitykanaal en de vraag van de week. Een kanaal op het berichtenplatform van de organisatie waar mensen opdrachten, vragen en resultaten plaatsen, aangestuurd door de AI-ambassadeurs. Zet elke maandag de opdracht van de week vast. Het kanaal zorgt ervoor dat er tussen de geplande sessies door activiteit blijft en vormt de natuurlijke plek voor de opdrachtenbibliotheek.

Een gedeelde bibliotheek met prompts. Verzamel bruikbare vragen, ingedeeld naar functie en taak, met een aantekening over voor welke tool en welke data-bron elke vraag is bedoeld. Begin met een spreadsheet; zodra de bibliotheek haar waarde heeft bewezen, kan een eenvoudige interne app op basis van een workflowtool volgen. Vraag elk team om vijf aanwijzingen aan te dragen om de bibliotheek op te starten, en evalueer deze maandelijks om de aanwijzingen te verwijderen die niemand gebruikt. Voor bouwkundige inspectiebedrijven is indeling op basis van diensttak (taxatie, bouwkundige inspectie, projectmanagement, ruimtelijke ordening) nuttiger dan indeling op basis van tool.

Geautomatiseerde audio- en videosamenvattingen van belangrijke vergaderingen. Er zijn maar weinig mensen die een opname van twee uur van een maandelijks rapportageforum zullen uitzitten. Van de meeste vergaderingen worden al een presentatie en een transcriptie gemaakt, en het combineren van deze twee tot een audiosamenvatting van 15 minuten en een video van acht minuten kan nu eenvoudig worden geautomatiseerd. Stuur beide naar de deelnemers en naar degenen die niet aanwezig konden zijn. De betrokkenheid bij bestuursfora neemt toe en de gehele organisatie ziet elke maand een praktisch nut van AI.

Een AI-wedstrijd tijdens de lunchpauze. Een luchtig evenement met een kleine prijs, georganiseerd in verschillende vestigingen: “Wat klopt er niet aan deze opdracht?”, “Zoek het risicovolle gedrag”, “Bouw een agent in vijf minuten”. Een groot scherm en 45 minuten zijn voldoende. Organiseer dit elk kwartaal en koppel het aan de actuele opleidingsonderwerpen.

Een agentische hackathon. Een evenement van een halve of hele dag waarbij deelnemers – bij voorkeur de AI-ambassadeurs – elk een repetitief proces meebrengen en met deskundige ondersteuning een agent bouwen om dit te automatiseren. Een reeks van drie sessies met een tussenpoos van een maand werkt het beste: tijdens de eerste wordt een proces geautomatiseerd, tijdens de tweede wordt die automatisering gekoppeld aan andere processen en data-bronnen, en tijdens de derde wordt ingegaan op het gelijktijdig uitvoeren van meerdere agents. Besteed in elke sessie aandacht aan productie, nazorg en onderhoud, zodat de agents zes maanden later nog steeds in gebruik zijn.

3. Luisteren en meten

Een maandelijkse peiling. Elke maand een enquête van drie tot vijf minuten, verstuurd door een leidinggevende, over hoe mensen AI gebruiken, hoe vaak, wat hen daarbij in de weg staat, wat zij vervolgens willen leren en welke hulp zij nodig hebben. Houd de kernvragen elke maand hetzelfde, zodat trends zichtbaar worden, en wijzig er één of twee om actuele kwesties te onderzoeken. Gebruik de resultaten om de opleidingsonderwerpen, de wekelijkse handleidingen en de volgorde van de invoering van de tools vast te stellen.

Een dashboard met praktijkvoorbeelden. Een voor iedereen toegankelijke catalogus van AI-toepassingen, waarin wordt weergegeven wat er gepland is, in uitvoering is en voltooid is. Laat collega’s hun eigen ideeën toevoegen en op die van anderen stemmen. Een eenvoudig dashboard op basis van een spreadsheet volstaat om te beginnen. Het geeft mensen inzicht in de algemene koers en hun rol daarin. Voor door de RICS gereguleerde bedrijven kan het tevens dienen als het schriftelijke register van AI-systemen dat volgens de huidige beroepsnorm vereist is.

Een scorekaart voor de implementatie en een logboek van de gerealiseerde tijdwinst. Combineer het licentiegebruik data van de leverancier van de tool, de deelname aan sessies en een eenvoudige maandelijkse zelfrapportage van de “bespaarde uren” door de ambassadeurs. Evalueer dit maandelijks. Zo worden anekdotes omgezet in een businesscase en wordt duidelijk welke van deze rituelen hun nut bewijzen en welke u beter kunt schrappen. Uit de ‘AI at Work’-enquête van BCG uit 2026 bleek dat 42 procent van de regelmatige AI-gebruikers aangeeft minstens acht uur per week te besparen; aan de hand van een scorekaart kan een organisatie nagaan of dit ook voor haar eigen medewerkers geldt.

4. Leiding geven, sturen en faciliteren

Een maandelijkse update voor het management over het AI-traject. Elke maand zet een leidinggevende uiteen wat er is bereikt, welke hindernissen zijn overwonnen en wat de volgende stappen zijn, waarbij zowel successen als mislukkingen aan bod komen. BCG constateerde dat slechts een derde van de medewerkers aangeeft dat de communicatie van het management over AI duidelijk is, en dat een duidelijke strategie belangrijker is voor de acceptatie dan toegang tot tools. Het heeft een merkbaar effect wanneer leidinggevenden beschrijven hoe zij persoonlijk gebruikmaken van AI. De update is tevens het moment om nogmaals te verwijzen naar alle hierboven genoemde bronnen.

Een beleid inzake het gebruik van AI in begrijpelijke taal. Een kort, toegankelijk beleid waarin wordt beschreven welke tools zijn goedgekeurd, wie de eigenaar is van welke data, welk gebruik is toegestaan en wat verboden is, en hoe het gebruik van AI wordt geregeld. Plaats het op een plek waar mensen het kunnen vinden, niet in een map voor documentbeheer. Uit onderzoek van SAP blijkt dat 68 procent van de Britse bedrijven van mening is dat hun personeel ten minste af en toe niet-goedgekeurde AI-tools gebruikt; een duidelijk beleid vermindert dat risico en geeft mensen het vertrouwen om de goedgekeurde tools te gebruiken. Voor landmeetkundige bedrijven dient het beleid rechtstreeks te verwijzen naar de RICS-norm en uiteen te zetten hoe het bedrijf voldoet aan de vereisten inzake registers, steekproeven en transparantie jegens klanten.

Een groep voorlopers op het gebied van AI. Breng de early adopters binnen de verschillende afdelingen en bedrijfsonderdelen in kaart, leid hen op, geef hen vroegtijdig toegang tot de tools en geef hen tijd (een halve dag per week is een redelijk begin) om anderen te helpen, sessies te leiden en feedback te geven. Leg de rol schriftelijk vast, met een duidelijke verbintenis, erkenning of beloning, en een toelichting op hoe dit hun loopbaan ten goede komt. Koppelen werkt goed als aanvulling: een ambassadeur besteedt een uur aan een wat aarzelender team om samen aan een van de daadwerkelijke taken van dat team te werken.

Overzicht van licenties en een stappenplan naar geavanceerde tools. Iedereen dient te beschikken over een basislicentie voor de door de organisatie gekozen assistent. Koppel geavanceerde licenties en gespecialiseerde tools aan functies, in plaats van deze op verzoek toe te kennen. Daarnaast dient u een vooraf goedgekeurde catalogus met aanvullende tools te publiceren waarvoor elke medewerker een proefperiode van drie maanden kan aanvragen; daarna dient hij of zij aan te tonen wat ermee is bereikt om de licentie voor nog een jaar te behouden. Dit houdt het toolpark onder controle en biedt nieuwsgierige mensen een legitieme route, waardoor een groot deel van de redenen voor schaduw-AI wordt weggenomen.

Bepalen waar u wilt beginnen

Het patroon binnen organisaties waar het gebruik van AI gemeengoed is geworden, is dat vier of vijf van deze rituelen gedurende een langere periode parallel aan elkaar plaatsvinden, waarbij voor elk ritueel een specifieke persoon is aangewezen die verantwoordelijk is voor de voortzetting ervan.

Begin met wat al in gang is gezet. Als een team al informele demonstraties organiseert, geef hen dan een themakalender en leg de sessies vast. Als er al een spreadsheet met aanwijzingen bestaat, maak deze dan openbaar en vraag om bijdragen. Voeg vervolgens één ritueel toe uit elk van de andere thema’s, zodat leren, delen, luisteren en leiderschap allemaal aan bod komen. Evalueer de scorekaart na drie maanden, schrap wat niet wordt gebruikt en voeg het volgende ritueel toe.

De Britse regering heeft zich ten doel gesteld om tegen 2030 tien miljoen werknemers te hebben die over essentiële AI-vaardigheden beschikken. Voor de meeste organisaties kan hier het snelst aan worden bijgedragen door dit punt vast op de agenda van de teamvergadering te zetten en elke woensdag tijdens de lunch een informatie- en adviesmoment te organiseren, totdat niemand dit nog als een AI-initiatief beschouwt.