NIEUWS / DUITSLAND

24 april 2020
Hoe is het om aan een nieuwe baan te beginnen tijdens de COVID 19 opsluiting? Martina Sekuloska deelt haar ervaringen. Een goede input voor starters op de arbeidsmarkt, maar ook voor managers om te begrijpen waar in deze tijden op gelet moet worden.

De coronaviruscrisis is niet alleen de reclame-industrie vernieuwen, maar ook met de introductie van nieuwe manieren om werknemers op afstand aan te nemen en in te werken. Ik ben een nieuwe baan begonnen bij Artefact slechts vier weken geleden, zijn hier vijf dingen die ik aanraad aan werknemers die tijdens de Corona-periode in een nieuw bedrijf beginnen. 

Effectieve communicatie is de sleutel!

De grootste test voor werken op afstand en onboarding is communicatie en fysieke aanwezigheid. Het is duidelijk dat u tijdens de Corona opsluiting niet op kantoor bent. Er zullen dus geen gangbesprekingen zijn, geen chats na vergaderingen en u kunt niet even langs het bureau van uw collega's vliegen voor snelle vragen. 

Voorlopig is dit alleen mogelijk via e-mail, chat of een telefoontje. Ik communiceer al op deze manier sinds mijn eerste dag bij Artefact, waar open en effectieve communicatie wordt omarmd. Daarom is het van cruciaal belang om op een duidelijke en effectieve manier met uw medewerkers of collega's te praten om opgenomen te worden in de communicatiestroom. 

Mijn aanbeveling voor iedereen die nu aan een nieuwe baan begint, is om te proberen geen ruimte te laten voor vaagheden in uw sollicitaties, en aarzel niet om te vragen om mee te mogen bellen om vragen te verduidelijken. 

Als dit nog niet is gebeurd, vraag uw collega's dan om u toe te voegen aan alle relevante e-maildistributielijsten, zodat u vanaf de eerste dag alle relevante informatie ontvangt. Deel uitmaken van het gesprek en toegang hebben tot relevante informatie is essentieel! 

Vraag ook of u bij alle onofficiële communicatie betrokken mag worden. Deel uitmaken van de small-talk en kunnen socializen met uw nieuwe collega's is essentieel, vooral nu. Zo zult u zich minder geïsoleerd voelen.

Doelen geven richting

Een van de belangrijkste taken van het management is het geven van een grondige inleiding over de visie, prioriteiten en doelstellingen van het bedrijf. Eén-op-één vergaderingen tijdens de eerste dagen zijn vooral belangrijk voor managers om te vertellen hoe de doelen van hun afdeling overeenkomen met de doelen van het bedrijf. Zorg ervoor dat u deze doelen begrijpt en hoe u en uw team ze ondersteunen. 

Opgenomen worden in een groot project, zoals ik, is een uitdagende situatie voor elke nieuwe werknemer. Hoe eerder het grotere plaatje van het project wordt gevormd, hoe beter voor alle betrokkenen en voor het project. Dit is echter geen gemakkelijke taak en kost tijd. 

Mijn aanbeveling voor iedereen die nu aan een nieuwe baan begint, is om klantverhalen en cases te lezen, zodat u de klantwaarde van de oplossingen en diensten van uw bedrijf kunt begrijpen. 

Blijf bovendien uw doelen definiëren met uw nieuwe management, en leg ze samen vast in een oplossing voor prestatiebeheer. Dit geeft u een duidelijk doel en een duidelijk richtingsgevoel. Dit is op elk moment belangrijk voor nieuwe werknemers, maar nog meer in deze tijd van isolatie.

De juiste hulpmiddelen

Het hebben van de juiste apparatuur en gereedschappen is essentieel om uw werk effectief te kunnen doen. Neem contact op met uw bedrijf om er zeker van te zijn dat de juiste apparatuur en gereedschappen voor u aanwezig zijn, evenals een goede toegang tot de relevante systemen.

Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar het zou u verbazen hoeveel bedrijven deze details vergeten. Dit gaat van het organiseren van een laptop en scherm, toegang tot de bedrijfsschijf mogelijk maken, tot het klaar hebben staan van hun Google-accounts en Microsoft Suite. 

Ik was echt blij dat Artefact er alles aan deed om alles vooraf te organiseren, van apparatuur tot data login, en om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zelfs met twee meter afstand was deze hand-out het meest georganiseerde wat ik me had kunnen wensen, met alles klaar om te beginnen.

Vooraf toegang hebben tot de juiste software, toegang en licenties, maar ook communicatiemiddelen die chatten, videovergaderen, bellen en samenwerken combineren, hebben een enorm verschil gemaakt bij mijn inwerkperiode. Artefact gebruikt Google Chat, Google Meet en Google Drive voor al het bovengenoemde, wat zoveel flexibiliteit mogelijk maakt.

Contact maken met collega's

Dit punt is waarschijnlijk net zo relevant voor u als voor inlenende bedrijven. Om te voorkomen dat nieuwe werknemers zich in het begin geïsoleerd en eenzaam voelen, moeten bedrijven de mensen met wie u gaat samenwerken informeren dat u begint. Deze informatie kan onder de radar verdwijnen met de hoeveelheid informatie waar de werknemers mee te maken krijgen, vooral terwijl ze zich aanpassen aan de huidige thuiswerksituatie. Dus help uw lijnmanager door hen een kleine herinnering te sturen. 

Ik was zo blij met de welkomstboodschappen die ik van mijn nieuwe collega's kreeg. Deze zorgden ervoor dat ik me welkom voelde en maakten een groot verschil in mijn eerste dagen. Het online brengen van small talk heeft me ook geholpen om een diepere band met mijn collega's te creëren. Onze digitale happy hour bijeenkomsten op vrijdag hebben hier ook een grote rol in gespeeld. Sociale insluiting draagt in hoge mate bij aan het moreel en de motivatie!

Als nieuwe werknemer kunt u ook proactief zijn en uzelf via e-mail aan uw nieuwe collega's voorstellen. Veel bedrijven hebben een mailinglijst die naar uw hele kantoor gaat. Neem contact op met uw manager om het juiste e-mailadres te krijgen en stel uzelf aan iedereen voor. Het ijs breken kan moeilijk zijn, maar het zal altijd de moeite waard zijn. Wees niet bang om contact te zoeken met uw nieuwe collega's, ze zullen net zo blij zijn om u te ontmoeten als u om hen te ontmoeten.

Verwachtingen en dagelijkse check-ins instellen

Deel uitmaken van een team betekent een duidelijk omschreven doel en rol hebben, en deel uitmaken van het team vereist inspanning. Daarom, praat met uw teamleiders en teamleden, en maak uzelf vertrouwd met wat er van u en hen wordt verwacht in deze community.

Ik denk ook dat niet iedereen ervaring heeft met werken op afstand, dus geef uzelf ook wat tijd om eraan te wennen. Het zal soms frustrerend zijn. Het is een kwestie van geduld hebben met uzelf en met de situatie. Bespreek elke vraag of zorg die u zou kunnen hebben met uw teamleider en hoe elk van deze benaderd kan worden. U staat er niet alleen voor. Zorg er ook voor dat u bespreekt wat er de komende weken van u verwacht wordt en dat u duidelijke antwoorden krijgt. Weten wat er van u verwacht wordt, geeft u richting.

Het is natuurlijk gemakkelijker als uw nieuwe organisatie regelmatige check-ins instelt, en ik ben erg blij dat ik die met mijn team heb, maar als dat niet het geval is, wees dan proactief en vraag om regelmatige check-ins. Dit kan in de vorm van ochtendscrums van 15 minuten, of een paar jour-fixes per week. Zoek uit wat voor u werkt en zorg dat uw teamleider en teamleden meedoen. In het begin is regelmatige input en begeleiding erg belangrijk.

Maak dagelijks contact met uw team als u dat kunt, al is het maar per hangoutbericht. Dit versterkt uw teamgeest en het teamwerk. Dit zal u ook helpen om het grotere geheel van uw projecten te begrijpen.

Ik rond mijn dagelijkse check-in af terwijl ik verder ga met het maken van dit artikel. Deze dagelijkse check-ins hebben mij geholpen om meer zichtbaarheid te krijgen op mijn projecten en hebben mij geholpen om de voortgang ervan te volgen - en de bijdragen van mijn teamgenoten. Nu voel ik me nauwer verbonden met het team en kan ik mijn acties duidelijker plannen met alle belanghebbenden van het project. 

Uiteindelijk is onboarding tijdens een beperking niet gemakkelijk, en werkgevers moeten begrip tonen, flexibel zijn en zich goed aanpassen terwijl hun werknemers de onverwachte veranderingen in hun leven doormaken. De bovenstaande tips hebben mij - en mijn nieuwe collega's - zeker geholpen om contact te houden, en hebben mij enthousiast en gemotiveerd gemaakt om te slagen. Thuiswerken brengt andere uitdagingen met zich mee dan werken op kantoor, maar met het juiste beleid en een proactieve houding kan het nog steeds een positieve en opwindende werksfeer zijn, wat iedereen nodig heeft in deze moeilijke tijden.